Datenschutzerklaerung fuer die App "IWV Withdrawal"

Stand: 21.07.2026

Diese Datenschutzerklaerung beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung der Shopify- und Shopware-App "IWV Withdrawal" bzw. "Withdrawal Form". Die App dient dazu, Widerrufs- bzw. Rueckgabeanfragen zu Bestellungen entgegenzunehmen, mit Bestellungen zu verknuepfen und durch den Haendler zu bearbeiten.

1. Verantwortliche Stelle

IWV DIGITALAGENTUR
Nikolaos Valkanis
Unter den Linden 4
72762 Reutlingen
Deutschland

Telefon: +49 (0)7121 - 766 99 61
E-Mail: kontakt@iwv-online.com
USt-IdNr.: DE 251 816 595

2. Gegenstand der App

Die App ermoeglicht es Kunden eines Online-Shops, Widerrufs- bzw. Rueckgabeanfragen ueber ein Formular im Storefront einzureichen. Haendler koennen diese Anfragen im Shopify- bzw. Shopware-Admin anzeigen, bearbeiten, mit Bestellungen verknuepfen, Statusaenderungen vornehmen, Benachrichtigungen versenden und optional Anlagen verwalten.

Die App wird als oeffentliche, gehostete Shopify-/Shopware-App fuer mehrere Haendler bereitgestellt. Datenschutzrechtlich hat IWV dabei je nach Datenart unterschiedliche Rollen:

• Fuer Kundendaten des jeweiligen Shops, die in Widerrufs- bzw. Rueckgabeanfragen verarbeitet werden, bleibt grundsaetzlich der jeweilige Haendler Verantwortlicher. IWV verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO nach Weisung des Haendlers.
• Fuer eigene Vertrags-, Abrechnungs-, Support-, Sicherheits- und Betriebsdaten von Haendlern verarbeitet IWV Daten als eigener Verantwortlicher, soweit IWV die Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung selbst festlegt.

Der jeweilige Haendler bleibt fuer die Rechtmaessigkeit des Widerrufsprozesses, die Information seiner Kunden und die Auswahl geeigneter Dienstleister verantwortlich. Zwischen Haendler und IWV sollte eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung bestehen, soweit IWV Kundendaten im Auftrag des Haendlers verarbeitet.

3. Verarbeitete Daten

Je nach Nutzung verarbeitet die App folgende Kategorien personenbezogener und technischer Daten:

• Shop-Daten des Haendlers: Shop-Domain, Shop-ID, Shop-Name, Shop-URL, Plattformtyp, Shop-E-Mail-Adresse, App-Konfiguration, Tarif- und Abonnementstatus.
• Authentifizierungs- und Integrationsdaten: signierte Plattform-Anfragen, App-Proxy-Signaturen, Webhook-Signaturen, Session-Token und verschluesselt gespeicherte Plattform-Zugriffstokens.
• Daten aus Widerrufs- bzw. Rueckgabeanfragen: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Bestellnummer, Bestelldatum, Kunden-ID, Bestell-ID, Sprache/Locale, Kommentar, Zustimmung zum rechtlichen Hinweis, Status, interne Bearbeitungsnotizen, kundensichtbare Notizen, Verlaufseintraege, Tracking-Link und Zeitpunkte.
• Bestelldaten aus Shopify bzw. Shopware, soweit fuer die Zuordnung einer Anfrage erforderlich: Bestell-ID, Bestellnummer, Datum, Betrag, Waehrung und, falls verfuegbar, Kundenname und E-Mail-Adresse.
• Optional hochgeladene Anlagen: Dateiname, Dateigroesse, MIME-Type, Speicherpfad sowie der Dateiinhalt, z. B. PDF- oder Bilddateien.
• E-Mail-Daten: Empfaengeradresse, Absenderkonfiguration, Betreff, E-Mail-Vorlagen, Statusnachrichten und Versandzeitpunkte.
• Technische Protokolldaten: Zeitpunkt, betroffener Shop, Webhook-Status, Fehlercodes, technische Fehlermeldungen, Sicherheitsereignisse und vergleichbare Betriebsdaten.

4. Quellen der Daten

Die Daten stammen aus folgenden Quellen:

• vom Kunden, wenn er das Widerrufsformular ausfuellt, Anlagen hochlaedt oder den Status einer Anfrage abruft;
• vom Haendler oder dessen Mitarbeitenden, wenn sie Anfragen bearbeiten, mit Bestellungen verknuepfen, Anlagen hochladen oder Benachrichtigungen versenden;
• von Shopify oder Shopware, soweit dies fuer Installation, Authentifizierung, App-Proxy, Webhooks, Bestellzuordnung, Kundenabgleich, Bestelluebersicht, Shop-E-Mail, Tarifverwaltung oder Systemkonfiguration erforderlich ist.

5. Zwecke der Verarbeitung

Die App verarbeitet Daten ausschliesslich fuer die Bereitstellung und den Betrieb der Widerrufs- bzw. Rueckgabefunktionen:

• Anzeige und Konfiguration des Widerrufsformulars im Storefront;
• Erstellung, Anzeige und Bearbeitung von Widerrufs- bzw. Rueckgabeanfragen;
• Verknuepfung von Anfragen mit Bestellungen;
• Statusabfrage durch Kunden und Anzeige im Kundenkonto;
• E-Mail-Benachrichtigungen an Kunden und Haendler;
• Upload, Download und Loeschung von Anlagen;
• Lokalisierung der App- und E-Mail-Texte;
• technische Authentifizierung, Missbrauchsschutz, Fehleranalyse und Sicherheit;
• Abrechnung und Verwaltung des App-Tarifs.

Die App nutzt personenbezogene Daten nicht fuer Werbung, Verkauf oder Sharing personenbezogener Daten, Zielgruppenbildung, Profiling, Bonitaetspruefungen, KI-Training oder sonstige Zwecke ausserhalb der beschriebenen App-Funktionen.

Eine automatische Entscheidung ueber Annahme oder Ablehnung einer Widerrufsanfrage findet nicht statt. Der Status einer Anfrage wird durch den Haendler bzw. dessen Mitarbeitende bearbeitet.

6. Rechtsgrundlagen

Soweit IWV eigene Vertrags-, Abrechnungs-, Support-, Sicherheits- oder Betriebsdaten des Haendlers als Verantwortlicher verarbeitet, erfolgt dies je nach Kontext auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Vertragserfuellung, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur sicheren und fehlerfreien Bereitstellung der App oder Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfuellung gesetzlicher Pflichten.

Soweit IWV Kundendaten im Auftrag eines Haendlers verarbeitet, erfolgt die Verarbeitung nach Weisung des Haendlers als Auftragsverarbeitung gemaess Art. 28 DSGVO. Die Rechtsgrundlage fuer die Verarbeitung durch den Haendler ist vom jeweiligen Haendler in dessen eigener Datenschutzerklaerung anzugeben.

Wenn Google reCAPTCHA fuer den Missbrauchsschutz aktiviert ist, kann die Verarbeitung je nach Einbindung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO oder auf eine Einwilligung gestuetzt werden. Dies ist in der konkreten Shop- bzw. Website-Einbindung zu pruefen.

7. Empfaenger und Dienstleister

Personenbezogene Daten koennen, soweit fuer den Betrieb der App erforderlich, an folgende Kategorien von Empfaengern uebermittelt werden:

• Shopify bzw. Shopware, wenn die App mit dem jeweiligen Shopsystem kommuniziert;
• vom Haendler konfigurierte E-Mail-Dienste oder Mailserver fuer Kunden- und Haendlerbenachrichtigungen;
• Hosting-, Datenbank-, Speicher-, Log- und Monitoring-Dienstleister;
• Google reCAPTCHA, sofern diese optionale Schutzfunktion in der konkreten Installation aktiviert ist;
• technische oder rechtliche Berater, soweit dies fuer Fehlerbehebung, Sicherheit, Rechtsverteidigung oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist;
• Behoerden oder Gerichte, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Eine Weitergabe zu Werbe-, Tracking-, Profiling- oder Datenverkaufszwecken findet nicht statt.

8. Shopify- und Shopware-Berechtigungen

Die Shopify-App nutzt folgende Berechtigungen:

• read_orders: Lesen von Bestelldaten fuer Bestellzuordnung, Bestelluebersicht und Anzeige verknuepfter Bestellungen.
• read_customers: Lesen von Kundendaten fuer Vorbefuellung, Kundenabgleich und Anzeige vorhandener Anfragen im Kundenkonto.
• write_app_proxy: Bereitstellung des Shopify App Proxy fuer das Storefront-Formular und die Statusseiten.

Die App schreibt keine Shopify-Bestellungen und nutzt keine write_orders-Berechtigung.

Die Shopware-App nutzt Leserechte fuer Bestellungen, Bestellkunden, Kunden, Waehrungen, Sales Channels und Systemkonfiguration, soweit dies fuer Bestellzuordnung, Kundenabgleich, Shop-E-Mail, Adminanzeige und Storefront-Funktionen erforderlich ist.

9. Speicherdauer und Loeschung

Widerrufs- und Rueckgabedaten werden nur so lange gespeichert, wie dies fuer die Bearbeitung der Anfrage, Nachweiszwecke, gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder berechtigte Interessen des Haendlers erforderlich ist. Der konkrete Aufbewahrungszeitraum kann ueber die Betriebsumgebung konfiguriert werden. Die App ist standardmaessig auf eine automatische Loeschung von Widerrufs- und Rueckgabeanfragen einschliesslich Anlagen nach 1095 Tagen ausgelegt, sofern diese Frist nicht in der Betriebsumgebung angepasst oder deaktiviert wird.

Die App verarbeitet Shopify-Datenschutz-Webhooks fuer Kundendatenanfragen, Kundenloeschung und Shoploeschung. Bei Shopware wird die Loeschung der App-Installation verarbeitet. Dabei werden betroffene Shop- und Anfragedaten einschliesslich gespeicherter Anlagen geloescht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder vorrangigen berechtigten Gruende entgegenstehen. Bei Shopware kann die Plattform bei Deinstallation verlangen, Nutzdaten vorlaeufig zu behalten; in diesem Fall wird der Shop in der App deaktiviert.

Anlagen werden auf einem privaten Speicherbereich abgelegt und ueber die App ausgeliefert. Sie werden bei manueller Loeschung, Datenschutzloeschung, Shoploeschung und automatischer Aufbewahrungsloeschung zusammen mit der zugehoerigen Anfrage entfernt. Fuer Backups, Logs und Infrastruktur-Snapshots gelten die Aufbewahrungsfristen der jeweiligen Betriebsumgebung.

10. Sicherheit

Die App nutzt signierte Plattform-Anfragen, Webhook-Signaturen, Session-/Token-Pruefungen, private Dateispeicherung fuer Anlagen und verschluesselte Speicherung von Plattform-Zugriffstokens. Oeffentliche Produktionsseiten werden per HTTPS betrieben.

Weitere Schutzmassnahmen wie Verschluesselung von Datenbanken, Speichern, Backups, Logs, Queues und Caches haengen von der eingesetzten Hosting- und Betriebsumgebung ab und muessen dort sichergestellt werden.

11. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Massgabe der gesetzlichen Vorgaben Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Loeschung, Einschraenkung der Verarbeitung, Datenuebertragbarkeit und Widerspruch. Ausserdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehoerde.

Kunden eines Shops koennen sich wegen ihrer Betroffenenrechte an den jeweiligen Haendler oder an IWV unter den oben genannten Kontaktdaten wenden. Soweit IWV als Auftragsverarbeiter taetig ist, leitet IWV Anfragen an den verantwortlichen Haendler weiter bzw. unterstuetzt diesen bei der Bearbeitung.

12. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz im Zusammenhang mit der App erreichen Sie uns unter:

IWV DIGITALAGENTUR
Nikolaos Valkanis
Unter den Linden 4
72762 Reutlingen
E-Mail: kontakt@iwv-online.com